Eén van de veel voorkomende foutjes bij het maken van overzichten is dat het fotobestand véél te groot is. Voor een redelijke weergave van een foto op Internet is 100Kb voldoende. Tegenwoordige fotocamera's maken al gauw een foto van 1,5Mb en meer! U moet zich voorstellen dat als u zo'n foto koppelt aan een persoon in Aldfaer dat het vreselijk veel ruimte in beslag neemt bij het printen van een overzicht van meerdere personen met al hun foto's. Dat veroorzaakt simpelweg een overzicht zonder foto's (u ziet kruisjes), terwijl die natuurlijk wel zichtbaar zijn bij de persoon zelf.
Met een fotobewerkingsprogramma kunt u de foto verkleinen ..'resizen'. Een bekend gratis Windows programma (uitsluitend resizen) is hier te downloaden. Na installatie van dit programma klikt u met de rechtermuis op de te verkleinen foto om de bewerking te starten.
Een ander lastig punt is dat u een foto een ontzettend lange naam geeft met daarenboven ook nog eens spaties of wisselend hoofdletters in de naam. Een aantal systemen weet geen raad met spaties en hoofdletters, reden waarom het volgende advies;
- alles in kleine letters
- vermijd alle spaties en bijzondere leestekens zoals '& ö é ä à ü è ç ' en gebruik daarvoor underscores "_"
- dus een naam als Jantje & pietje.jpg" wordt een bestandje met 'jantje___pietje.jpg'
Bedenk vooraf welke bestanden u in Aldfaer wilt koppelen. Wilt u alle foto’s etc. die u hebt koppelen aan de personen, of alleen een selectie van foto’s die in Aldfaer een bepaalde functie hebben. Wilt u alle scans opnemen of alleen de heel bijzondere? Overweeg goed hoe u de map Materiaal gaat indelen. U hebt al snel honderden foto’s e.d. Stopt u alles in één en dezelfde map, dan is het geheel niet overzichtelijk meer en dient u heel veel te scrollen om een bestand te vinden.
U kunt kiezen voor twee materiaal hoofdmappen, voor het voorbeeld gemakshalve Origineel en KleinFormaat genoemd. Beide mappen hebben dezelfde substructuur. In de map Origineel wordt het originele materiaal met de ware grootte opgeslagen en in de map KleinFormaat komt alleen het te publiceren materiaal, maar dan wel met een grootte van maximum 100Kb. Bij Stamboom → Eigenschappen is als materiaalmap dus Origineel, maar bij een rapportage maak wordt dat even gewisseld naar KleinFormaat. Daarmee wordt voorkomen dat rapporten over hun maximum grootte gaan. 100Kb is groot zat voor een html weergave.
De map Origineel heeft een substructuur per gebeurtenis, dus Geboorte, Geboorteaangifte, Doop, Doopakte, Huwelijk, Huwelijksaangifte, Overlijden, Overlijdensaangifte, Begrafenis, Krantartikel enz. Die mapnamen kunnen natuurlijk ook afgekort worden tot geb; geb_a ; bap ; marr ; marr_a; ovl ; ovl_a enz.
Het materiaal zelf krijgt niet de naam en voornamen van de persoon. Dat is veel te lastig want namen kunnen verkeerd zijn met het gevolg dat de foto weer ontkoppeld moet worden. Hier komt het gebruik van het veld Code om de hoek.
Iedere persoon krijgt een unieke kode die bestaat uit de eerste 4 letters van de naam gevolgd door 4 cijfers. Dus Piet jansen heeft JANS0001 en Klaas Jans(en) krijgt JANS0002 Een foto krijgt de naam jans0001.jpg en de volgende jans0001_2.jpg. Een foto van een grafzerk zou jans0001_graf.jpg worden. Een scan van een huwelijksakte heet dan jans0001_marr_act.jpg en wordt opgeborgen in Origineel\Huwelijksaangifte\jans0001_marr_act.jpg. Zo kunt u een structuur opzetten. Let op dat de naamgeving van het materiaal in kleine letters is èn in de hoofd- en submappen maar èèn keer mag voorkomen.
Dan het onderschrift van de foto. Het is natuurlijk makkelijk om uw foto 'Jantje bij de school in 1942.jpg' te noemen want als u deze foto aan een persoon koppelt dan zal Aldfaer een voorzetje voor het onderschrift van de foto zorgen en die dus als 'Jantje bij de school in 1942' opvoeren. Klikt u evenwel op deze tekst dan kunt u die rustig veranderen. De koppeling blijft intakt met natuurlijk de voorgaande bemerking van de foutieve naam van de foto.
Vindt u de bovenstaande opzet voor twee mappen tè ingewikkeld - U wilt niet iedere keer wisselen voor een rapport - dan blijft natuurlijk de submapstructuur, het doelbewust verkleinen van materiaal dat gepubliceerd moet worden, de naamgeving van het materiaal en het onderschrift van de foto wèl bestaan.