Aldfaer heeft voor de beveiliging van uw stamboom een methode ontworpen om een zogenaamde veiligheidskopie (afgekort VK) te maken op het moment van afsluiten en mits er in de stamboom een mutatie heeft plaatsgevonden.
Bij het maken van een nieuwe stamboom wordt een naam "familie.aldf" voorgesteld. U wijzigt deze natuurlijk naar een korte duidelijk naam, bijvoorbeeld de achternaam van de familie. Als voorbeeld nemen we "Jansen.aldf", voornamen en voorvoegsels laten we achterwege teneinde de naam zo kort mogelijk te houden. Deze stamboom wordt doorgaans op de standaard locatie \Documenten\Aldfaer\Stambomen\Jansen.aldf opgeslagen.
Als er nu een persoon wordt doorgevoerd of een mutatie wordt gemaakt dan kleurt Aldfaer in de iconen-balk het diskette opslag icoontje zwart,
ten teken dat er nieuwe invoer is.
Op het moment dat we de stamboom sluiten zal Aldfaer de Instellingen Veiligheidskopie nagaan en indien deze geactiveerd zijn als "automatisch bij afsluiten" wordt een VK gemaakt.
Het formaat van de VK bestandsnaam is "naam-stamboom_datumstempel.alx". Het betreft een gecomprimeerd (zip) bestand van het stambooombestand en het logboek van dat moment.
Het datumstempel heeft de kenmerken jjjjmmddhhmmss, dus jaar-maand-dag-uur-minuut-seconde.
In ons voorbeeld is de VK bestandsnaam van die datum "Jansen_202312012315.alx" en wordt doorgaans op de standaard locatie \Documenten\Aldfaer\Veiligheidskopieën\Jansen_202312012315.alx opgeslagen.
Bij de Instellingen Veiligheidskopie is het max aantal VK's genoemd. Muteert u veel dan zou het aantal, dat standaard op 7 staat, verhoogd mogen worden. Als er 2x dagelijks wordt gemuteerd en afgesloten dan zou het getal op 50 mogen staan omdat dan tot op ca een maand terug nauwkeurig een stamboom van dat moment teruggezet kan worden.
Bij het bereiken van het ingestelde aantal VK's wordt de oudste VK verwijderd en de huidige aangemaakt.
Het kan niet genoeg gezegd worden; PC's kunnen crashen waardoor de kans groot is dat niets meer van de schijf hersteld kan worden. Het is van groot belang dat VK's en materiaal ook periodiek door de gebruiker veilig gesteld worden. Denk aan een externe opslag of opslag bij OneDrive.
Mocht zich een calamiteit voorgedaan hebben dan kan met de Stamboomzoeker een VK te allen tijde teruggezet worden.
Beslist niet aan te raden methode van beveiliging is te trachten om de bestandsnaam van de stamboom aan te passen op moment dat de gebruiker dat zelf wil aangeven. De stamboom "Jansen.aldf" wordt dan met "Opslaan als" bijvoorbeeld als "Jansen 01-12-2023.aldf" opgeslagen. Veronderstel nu dat er weer mutaties zijn op 22-12-2023 en er wordt met "Opslaan als" deze stamboom opgeslagen als "Jansen 22-12-2023.aldf". Op het moment van opslaan zegt Aldfaer dat de mutaties eerst opgeslagen moeten worden vóórdat de nieuwe stamboomnaam wordt toegepast. Daar wordt ja op gegeven. Het effect daarvan is nu dat inhoudelijk het bestand "Jansen 01-12-2023.aldf" identiek is aan het bestand "Jansen 22-12-2023.aldf" en dus wordt er helemaal niet iets 'historisch' opgeslagen.
Bij het openen van de stamboom moet goed opgelet worden dat de juiste wordt geopend.